В современном мире все большую популярность получают электронные трудовые книжки, или, как их еще называют, кэдо. Они представляют собой электронный вариант обычных трудовых книжек, которые выдаются сотрудникам предприятия при приеме на работу. Данный электронный документ используется для регистрации всех основных событий, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
Как правило, электронные трудовые книжки используются при работе с электронными документооборотами в системе СБИС. Операторы компании посредством электронных отчетов и расчетных обменов передают информацию о кадровых событиях, таких как прием на работу и увольнение сотрудника. Заполнение электронных трудовых книжек осуществляется в соответствии с требованиями кадрового учета и сопровождается соответствующими электронными документами.
Виды документов, которые выдаются физическим лицам, в зависимости от их статуса, различаются. Сотрудникам предприятия может быть выписка из электронной трудовой книжки в виде электронного документа. В случае увольнения сотрудника или перехода на другую должность может быть выдана электронная копия трудовой книжки с персонифицированными данными. Такие документы являются официальными и действительными в кадровом учете.
Для чего нужна электронная трудовая книжка? Какие преимущества она дает сотрудникам и предприятию? Одной из основных целей введения электронных трудовых книжек является упрощение процесса обработки данных о сотрудниках и повышение эффективности кадрового учета. Они позволяют оперативно получать информацию о трудовом стаже, выплаченных заработных платах и других фактах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
Выписка из отчета ЕФС- при увольнении: правила и особенности
При увольнении сотрудника на предприятии требуется выдача ему отчета о трудовой деятельности. В электронном формате сведения о сотруднике, в том числе и выписка из отчета, могут быть предоставлены через Электронную форму сведений (ЕФС-). В данном разделе рассмотрим особенности и правила заполнения отчета ЕФС- при увольнении.
Отчет ЕФС- содержит информацию о работнике, его должности, стаже работы, размере заработной платы, а также о предприятии, где он работал. Также в отчете указывается информация о причинах увольнения, дате увольнения, размере выплат и компенсаций.
- Какие сведения должны быть включены в отчет ЕФС-, если сотрудник уволен?
При увольнении сотрудника необходимо указать следующие сведения в отчете ЕФС-:
- Должность сотрудника и период работы на данной должности.
- Дату увольнения и причины увольнения.
- Размер заработной платы последнего месяца работы и размер выплат при увольнении.
- Сведения о предприятии: название, юридический и расчетный адрес, ОГРН, ИНН.
Сведения в отчете заполняются в соответствии с установленными правилами и гайдлайнами для ЕФС-. Отчет выдается в электронном виде и имеет юридическую силу.
- Как происходит выдача и обмен отчетами ЕФС- при увольнении?
Выдача отчета ЕФС- при увольнении происходит в порядке, установленном предприятием. Обычно сотруднику выдаются две копии отчета — одна для него самого, а другая для сохранения в личное дело на предприятии.
Кадровые операторы предприятия ведут электронный документооборот с использованием электронной формы сведений. Они отвечают за заполнение и выдачу отчета ЕФС-, а также следят за соблюдением всех правил и требований при его заполнении.
- Что происходит, если предприятие не выдает сотруднику отчет ЕФС- при увольнении?
Невыдача отчета ЕФС- при увольнении может повлечь за собой штрафы для предприятия. Кадровый оператор несет ответственность за своевременную выдачу отчета.
В случае невыдачи отчета сотруднику, он имеет право обратиться в органы надзора и контроля, где его претензии будут рассмотрены и, при необходимости, предприняты меры к восстановлению его прав.
Таким образом, отчет ЕФС- при увольнении является важным документом, содержащим информацию о работнике и о предприятии. Его заполнение и выдача происходят в соответствии с установленными правилами, а невыдача может иметь негативные последствия для предприятия.
Виды кадровых документов в СБИС и их функциональность
В системе электронных трудовых книжек СБИС сотрудники имеют доступ к различным кадровым документам, которые помогают им управлять своей трудовой деятельностью. Кадровые документы в СБИС представляют собой электронные аналоги бумажных документов, которые регламентируют отношения между работником и предприятием.
Одним из основных видов кадровых документов в СБИС является «Трудовой листок» – это документ, который предоставляется сотруднику при его приеме на работу. Трудовой листок содержит информацию о предприятии, о сотруднике и его трудовой деятельности. Он также может содержать информацию о переводах сотрудника на другую должность или изменениях его условий труда.
Функциональность кадровых документов в СБИС
Кадровые документы в СБИС обладают рядом полезных функций:
- Выдача и невыдача документов. С помощью СБИС можно оформить выдачу или невыдачу кадровых документов сотруднику, что позволяет управлять процессом их выдачи и контролировать правильность заполнения.
- Обмен документами. СБИС позволяет организовать электронный документооборот между сотрудником и предприятием, что упрощает передачу и обработку кадровых документов.
- Получение сведений о сотруднике. С помощью кадровых документов в СБИС можно получить полную информацию о сотруднике, включая данные о его образовании, квалификации, стаже работы и других важных показателях.
- Создание отчетов и расчетных документов. В СБИС имеется возможность создавать различные отчеты и расчетные документы на основе предоставленных кадровых данных.
- Штрафы и персонифицированные документы. С помощью СБИС можно вести учет и контроль за штрафами, а также создавать персонифицированные документы для сотрудников.
Таким образом, кадровые документы в СБИС позволяют сотрудникам и предприятию вести эффективный учет и обработку кадровых данных, сохраняя при этом все необходимые сведения в электронном виде и обеспечивая безопасность и доступность информации.
Штрафы за невыдачу документов при увольнении: последствия и ответственность
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭДО) стал нормой для большинства предприятий. Но зачастую возникают вопросы о правилах и последствиях невыдачи документации при увольнении.
Действие законодательства о персонифицированных видах документов и штрафах за их невыдачу описано в Кодексе Российской Федерации о административных правонарушениях (КРАП) и в Положении о порядке учета и выдачи трудовых книжек (листка) (ППУТК), действующим в Российской Федерации.
- Какие документы выдаются при увольнении
При увольнении сотруднику предприятие обязано выдать следующие документы:
- Трудовую книжку (листок), оформленную в соответствии с ППУТК.
- Заключение (характеристику) о работнике.
- Справку об отработанных месяцах (заработной плате).
- Сведения о среднемесячной заработной плате.
- Иной документ (в зависимости от условий труда).
При переходе на электронные трудовые книжки (ЭДО) кадровыми операторами выдаются выписка из ЭДО, а также сведения о заработной плате и другая информация в электронном виде.
- Как действовать при невыдаче документов
Если работодатель не передал документы при увольнении, сотруднику необходимо обратиться в кадровый отдел предприятия. В случае невыполнения работодателем обязанности по выдаче документов, работник может обратиться в инспекцию труда или обратиться в суд. По результатам проверки его обязанности будет назначен штраф.
Для установления факта невыдачи документов сотрудник должен иметь следующие доказательства:
- Заявление в письменной форме с претензией о выдаче документов при увольнении.
- Подтверждающие свидетельства, например, свидетельские показания, свидетельства третьих лиц.
- При необходимости экспертные заключения и документальные доказательства.
В случае выявления нарушений в процедуре выдачи документов при увольнении предусмотрены административные меры ответственности для работодателя:
| Вид нарушения | Штраф для юридических лиц | Штраф для должностных лиц |
|---|---|---|
| Непредставление или непередача трудовой книжки (листка) | от 30 000 до 50 000 рублей | от 3 000 до 5 000 рублей |
| Непредставление или заполнение трудовой книжки (листка) с искажением информации | от 50 000 до 70 000 рублей | от 5 000 до 7 000 рублей |
| Непредставление или заполнение персонифицированных документов с искажением информации | от 50 000 до 70 000 рублей | от 5 000 до 7 000 рублей |
Если сотрудник несет ответственность за невыдачу документов, работодатель вправе предъявить иск о возмещении потерь, причиненных работодателю его незаконными действиями.
Важно помнить, что кадровые операторы, принимающие участие в электронном обмене документами (СБИС, КЭДО, ЕФС-Кадры и другие), также несут ответственность за неправильное оформление и невыдачу документов.