Как получить трудовую книжку в 2025 году: сроки, перечень документов и порядок оформления

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность человека, его стаж работы. Трудовая книжка хранится у работника, для которого она была выдана, и считается одним из важнейших документов. Если работник увольняется и переходит на новое место работы, ему обязательно нужно отдать трудовую книжку. В случае утери, кражи или порчи, работодатель обязан выдать новую книжку. Ответственность за хранение и возврат в работодательскую организацию в случае прекращения трудовых отношений с работником несет сам работодатель.

Когда и как работник должен получать трудовую книжку? В общем случае, работодатель готовит книжки заранее, чтобы выдать их при приеме на работу. В уведомлении о сроках и порядке получения трудовой книжки говорится, что работник должен получать книжку после прекращения трудовых отношений или при переходе на другую работу. Отказывается ли работник получать трудовую книжку, вопрос спорный. Однако работодатель имеет право отказать в выдаче книжки, если он не имеет полной информации о предыдущем трудоустройстве работника или есть какие-то другие законные основания для отказа. В этом случае работник обязан представить недвусмысленные документы, подтверждающие его стаж работы.

Сроки для выдачи трудовой книжки

Когда работодатель готовит трудовую книжку для работника, он также должен сообщить ему об этом в уведомлении. Сроки для выдачи трудовой книжки должны быть указаны в этом уведомлении.

Если работник является иностранным гражданином, сроки для получения трудовой книжки могут быть установлены несколько дольше, так как требуется дополнительная проверка его прав на работу в стране.

В уведомлении о получении трудовой книжки должно содержаться:

• Информация о работнике — его ФИО, паспортные данные;
• Дата, когда работодатель готовит трудовую книжку;
• Сроки для получения трудовой книжки;
• Образец уведомления для работодателя.

Если работодатель отказывается отдать трудовую книжку, то работник может написать уведомление о невыдаче трудовой книжки и отправить его работодателю. В уведомлении следует указать, что работник просит выдать трудовую книжку и указать срок, когда она должна быть выдана. В случае, если работодатель все равно отказывается выдать трудовую книжку, работник может обратиться в территориальный орган по труду или в суд для защиты своих прав.

В случае возвращенной трудовой книжки, работник должен обратиться к работодателю для ее восстановления. Работодатель обязан восстановить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника. Если работодатель отказывается восстановить трудовую книжку, работник может обратиться в территориальный орган по труду или в суд для защиты своих прав.

Таким образом, получение и хранение трудовой книжки является ответственностью как работника, так и работодателя. Работник должен знать, как получать трудовую книжку, сам за ее получение отвечает и должен знать свои права в случае невыдачи. Работодатель, в свою очередь, обязан готовить и выдавать трудовую книжку в установленные сроки, а также восстанавливать ее в случае потери или возвращения.

Уведомление на получение трудовой книжки (образец)

В уведомлении указываются сроки и порядок получения трудовой книжки. Если работодатель не выдал трудовую книжку в установленные сроки, то работник имеет право требовать ее выдачи. Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку, то работник может обратиться в трудовую инспекцию с соответствующим заявлением.

Образец уведомления о получении трудовой книжки может выглядеть следующим образом:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Номер и дата уведомления;
• Фамилия, имя, отчество руководителя предприятия;
• Название предприятия;
• Адрес предприятия;
• Фамилия, имя, отчество лица, ответственного за уведомление;
• Сроки получения трудовой книжки.

В уведомлении также указывается, что гражданин обязан вернуть трудовую книжку работодателю, если он уволен или при уходе на пенсию. Также должно быть указано, что гражданин несет ответственность за возвращение трудовой книжки в случае ее утери или повреждения.

Если гражданин является иностранным работником, то он должен отдать трудовую книжку на хранение работодателю, а также иметь право на копию документа.

Готовка уведомления о получении трудовой книжки – это обязанность самого работника. Работодатель обязан делать уведомления только в том случае, если работник готов получать трудовую книжку.

Невыдача или задержка выдачи трудовой книжки работнику является нарушением трудовых прав, поэтому каждый работник должен знать свои права в этом вопросе и требовать их соблюдения.

Когда готовят уведомление

Уведомление о получении трудовой книжки готовят в том случае, если работодатель отказывается возвращать трудовую книжку работнику или не выполняет свои обязанности по ее выдаче. Это может происходить, если работник увольняется, но не может получить свою трудовую книжку, или если работодатель утрачивает ее и не готовит новую книжку для выдачи.

Когда работник обращается в Государственную инспекцию труда с заявлением о невыдаче трудовой книжки, инспекторы проводят проверку и разрешают работнику подать заявление о выдаче уведомления. В этом заявлении работник указывает свои персональные данные и дает согласие на выдачу уведомления.

Работник сам отказывается получать трудовую книжку: что делать

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (статья 68), работодатель готовит трудовую книжку гражданину России либо иностранному гражданину, постоянно проживающему на территории России.

Однако, есть случаи, когда работник сам отказывается получать трудовую книжку. По каким причинам это может происходить и что делать в такой ситуации? Давайте разберемся.

1. Причины отказа работника от получения трудовой книжки:
• Работник имеет дубликат или возвращенную трудовую книжку, которую ранее забрали у него работодателем.
• Работник не видит необходимости в наличии трудовой книжки и предпочитает хранить документы о трудовой деятельности самостоятельно.
• Работник является гражданином другой страны, не имеющей аналогичного документа, и поэтому не заинтересован в получении трудовой книжки.
2. Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку:
• Работодатель должен составить уведомление, в котором указать причину отказа работника от получения трудовой книжки. Уведомление должно содержаться в личном деле работника.
• Работнику должно быть известно, что отказ от получения трудовой книжки не освобождает его от ответственности за предоставление надлежащей документации при поиске работы или в случае проверки контролирующими органами.
• В случае, если работник все же пожелает получить трудовую книжку, он должен предоставить письменное заявление о своем желании. В этом случае, работодатель обязан отдать работнику трудовую книжку.

Невыдача работодателем трудовой книжки при отсутствии у работника письменного заявления не предусмотрена законодательством. Таким образом, в случае отказа работника от получения трудовой книжки, работодатель должен хранить у себя документ в личном деле работника.

Таким образом, если работник сам отказывается получать трудовую книжку, работодатель должен составить уведомление о причине отказа и хранить его в личном деле работника. Работник не освобождается от ответственности за предоставление документации при поиске работы или в случае проверки контролирующими органами.

Что делать, если работник – иностранный гражданин

Если иностранный гражданин не говорит по-русски, ему следует обратиться за помощью к переводчику или представителю организации, который знает русский язык. Вместе они могут заполнить необходимые формы и документы, чтобы подать заявление на получение трудовой книжки.

В течение 30 дней с момента подачи заявления, орган управления труда и социальной защиты населения должен проверить предоставленные документы и выдать работнику трудовую книжку. Работник должен быть готов предоставить все необходимые документы для получения трудовой книжки:

• Паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации.
• Копию разрешения на работу.
• Фотографии в соответствии с требованиями.
• Заполненное заявление на получение трудовой книжки.

Ответственность за подготовку и предоставление необходимых документов лежит на самом работнике. Если работник не предоставляет все необходимые документы или отказывается от получения трудовой книжки, работодатель должен отдать работнику уведомление в письменной форме о невыдаче трудовой книжки (образец такого уведомления предоставляется органом управления труда и социальной защиты населения).

Если работник отдельно хранит свою трудовую книжку, работодатель может предложить работнику оставить копию трудовой книжки на предприятии для ведения соответствующих учетных записей.

Если работник отказывается от получения трудовой книжки и настаивает на возвращенной после выхода на пенсию трудовой книжке, он должен подать соответствующее заявление в орган управления труда и социальной защиты населения. В этом случае работник должен будет ответственно относиться к сохранности трудовой книжки до окончания трудовой деятельности.

Как отдать уведомление работнику

Если работник отказывается получать трудовую книжку самостоятельно, то работодатель должен сделать ему уведомление о готовности книжки с указанием сроков ее получения. Уведомление должно быть составлено в письменной форме и содержать информацию о возможных санкциях за невыдачу трудовой книжки работнику.

Когда уведомление готовят? Уведомление о готовности трудовой книжки работодатель должен подготовить в течение 3-х рабочих дней с момента получения трудовой книжки работником или с момента возвращения книжки работодателем.

Что должно содержаться в уведомлении? Уведомление должно содержать следующую информацию:

• ФИО работника;
• название организации;
• дата готовности трудовой книжки;
• сроки получения;
• ответственность работника за невыдачу трудовой книжки;
• санкции за невыдачу или невозврат трудовой книжки.

Как отдать уведомление? Уведомление о готовности трудовой книжки должно быть передано работнику лично или отправлено почтовым отправлением с описью вручения в его почтовый ящик или по месту жительства.

Если работник не является гражданином Российской Федерации или работал в должности руководителя, то уведомление может быть отправлено на предоставленный им адрес электронной почты или через факс.

Если работодатель оформил заявление о невыдаче трудовой книжки, то уведомление о невыдаче должно быть передано работнику в течение 3-х рабочих дней со дня получения книжки работодателем.

Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки

Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку или не делает уведомление о готовности ее получения, он несет ответственность за невыдачу документа. Сроки выдачи и порядок уведомления о готовности книжки устанавливаются законодательством:

• Работодатель обязан уведомить работника о готовности трудовой книжки в течение 3 рабочих дней с момента ее готовности.
• Если работодатель не выполняет свою обязанность по уведомлению о готовности книжки, работнику необходимо обратиться в инспекцию труда или в судебные органы.

За невыдачу трудовой книжки работник имеет право на компенсацию морального вреда, вызванного отказом в получении документа. В случае, если работодатель является иностранным работником, ответственность за выдачу трудовой книжки несет как сам работодатель, так и органы государственной власти, осуществляющие контроль за трудовой миграцией.

Если работнику была выдана трудовая книжка, а затем возвращена его работодателю по каким-либо причинам (например, при увольнении или переводе на другую работу), работодатель обязан хранить трудовую книжку для дальнейшего выдачи работнику при его требовании.

Образец уведомления о готовности трудовой книжки:

В случае, если работодатель отказывается отдать трудовую книжку работнику, последний может обратиться в инспекцию труда или обратиться в суд для защиты своих прав.

Хранение возвращенной трудовой книжки

После возвращения трудовой книжки работодателем, ее должно быть готово сдать работнику, как правило, в течение трех рабочих дней с момента получения уведомления о выдаче.

Если работодатель отказывается вернуть книжку работнику или делает это с нарушением установленных сроков, то гражданин имеет право на уведомление о невыдаче или невозврате трудовой книжки. Уведомление должно содержать следующую информацию:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Должность работника;
• Наименование организации, место нахождения работодателя, его ИНН;
• Дата получения трудовой книжки работодателем;
• Дата уведомления о необходимости вернуть трудовую книжку;
• Дата и номер уведомления;
• Фамилия, имя, отчество и должность работодателя;
• Основание для возврата трудовой книжки;
• Дата составления уведомления;
• Подпись работника.

После отправки уведомления работник может получить возвращенную трудовую книжку лично или через представителя, предъявив документ, удостоверяющий его личность. Если работник не получает книжку в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления, он может обратиться в соответствующую инспекцию труда для решения данного вопроса.

Что должно содержаться в уведомлении?

Уведомление о получении трудовой книжки в 2025 году должно содержать следующую информацию:

• ФИО работника, для которого готовят уведомление;
• ФИО работодателя или наименование организации;
• Дата, когда уведомление готовится;
• Сроки выдачи трудовой книжки;
• Сроки и порядок возврата невыдачи или выдачи возвращенной трудовой книжки;
• Образец уведомления о получении трудовой книжки (может быть приведен в виде текста или в виде таблицы);
• Ответственность работодателя за хранение трудовой книжки;
• Порядок и сроки получения трудовой книжки работником, а также последствия, если работник отказывается получать трудовую книжку;
• Порядок получения трудовой книжки работником, находящимся за пределами Российской Федерации;

Пример образца уведомления о получении трудовой книжки:

Если работник отказывается получать трудовую книжку, то он должен написать отказное заявление и указать причину отказа.

Гражданин имеет право получать трудовую книжку самостоятельно в указанные сроки, однако если работник не получил трудовую книжку в установленные сроки, он должен обратиться к своему работодателю и уточнить причину задержки или невыдачи.